Immer wieder kommt die Frage auf, wie man überhaupt an die Urkunden kommt, die man für seine Forschun braucht und wie man sein berechtigtes Interesse nachweist.
Grundsätzlich ist Ahnen- und Familienforschung kein berechtigtes Interesse für eine Anforderung von Urkunden und Dokumenten. Aber auf Grund des Personenstandsgesetzes § 62 - Urkundenerteilung, Auskunft, Einsicht - ist es jedem möglich die Urkunden für seine direkte Abstammung (Eltern, Großeltern Urgroßeltern usw.) zu erhalten.
Personenstandsurkunden sind auf Antrag den Personen zu erteilen, auf die sich der Registereintrag bezieht, sowie deren Ehegatten, Lebenspartnern, Vorfahren und Abkömmlingen. Andere Personen haben ein Recht auf Erteilung von Personenstandsurkunden, wenn sie ein rechtliches Interesse glaubhaft machen; beim Geburtenregister oder Sterberegister reicht die Glaubhaftmachung eines berechtigten Interesses aus, wenn der Antrag von einem Geschwister des Kindes oder des Verstorbenen gestellt wird. Antragsbefugt sind über 16 Jahre alte Personen.
Es ist also nicht möglich Urkunden über Onkel, Tanten, Neffen, Nichten und sonstige Verwandte zu bekommen. Für diese Personen hat man nur dann ein Recht auf Erteilung einer Urkunde bzw. Auskunft, wenn man ein rechtliches Interesse glaubhaft machen. Ein rechtliches Interesse ist nur dann gegeben, wenn die Kenntnis von Personenstandsdaten eines anderen zur Verfolgung von Rechten oder zur Abwehr von Ansprüchen erforderlich ist. Dazu zählt die Familienforschung nicht.
Falls man nicht zu dem genannten Kreis der Berechtigten zählen, müssen Sie eine schriftliche Vollmacht einer berechtigten Person einreichen.
Jedoch gelten für die nicht Erteilung von Urkunden auch fristen, die sogenannten Fortschreibungsfristen. Diese betragen 110 Jahre für Geburten und 80 Jahre für Hochzeiten. Damit ist eine Anforderung von Urkunden für die Familienforschung möglich, wenn seit dem Tod des letzten Beteiligten 30 Jahre vergangen sind. Beteiligte sind beim Geburtenregister die Eltern und das Kind, beim Eheregister die Ehegatten und beim Lebenspartnerschaftsregister die Lebenspartner.
Das heißt, ist das betreffende Familienmitglied zwar nicht in direkter Linie verwandt aber bereits seit mindestens 30 Jahren verstroben und sind die Eltern ebenfalls bereits mindestens 30 Jahre verstorben, erhält man die Geburtsurkunde. Bei der Eheurkunde gilt die Frist von mindestens 30 Jahren für die entsprechende Person und dernen Ehe- oder eingetragenen Lebenspartner. Manchmal ist der Nachweis der Einhaltung der Frist schwierig zu erbringen, wenn man nicht weiß, wann die Beteiligten verstorben sind. Nicht alle Urkundenstellen berufen sich jedoch so trickt auf die Fristen, es gibt durchaus Ausnahmen aber auch Ämter, die es zu genau nehmen und über das Ziel hinaus schießen. Da kann man dann auf das Gesetz verweisen.
Für Kirchenbücher gelten ähnliche Schutzfristen.